excel数据序列查询（办公软件入门到精通）

大家好：

我是小愿望，很高兴你能看到这篇文章，也感谢能在这个平台能跟大家分享，在以后的日子里会陆续发文一些办公软件的操作知识，希望大家喜欢。

今天我们主要讲解有关EXCEL数据有效性方面的知识，掌握这部分知识，一方面可以让计算机实现输入内容错误时的自动报警，另一方面也会方便我们利用序列的下拉选项更快的输入内容。

背景：实际工作中，往往对工作表内一些单元格的内容格式、长度等有着严格的要求，比如对某小学年中成绩的统计表中，如下图一，如何对不同学生的年级、性别进行快速输入？如何保证学生学号和分数的准确性？如何按照要求对姓名和分数两列的内容进行合并？如何做到这些呢？只要掌握了本篇介绍的Excel表数据有效性的知识（还有一个小小的公式），这些困难就迎刃而解了。具体怎么操作呢？就让我来告诉你吧！

图一

操作

第一项：如何调出“数据有效性“工作框

（1）点击工作表上方菜单栏中的“数据”选项；

（2）在下方快捷功能中，点击“有效性”右下方小三角;

（3）在显示的下方选项中，点击“有效性（V）”。这样我们便调出了“数据有效性“工作框，如图二所示：

图二

第二项：利用“有效性条件“下的“序列”选项完成对班级的快速选择。

（1）在单元表右侧空白区域，提前输入需要的年级序列：“一年级”到“六年级”；

（2）调出“数据有效性“工作框，在“允许”下的列表中，选择“序列”选项，并在右方勾选“忽略空值“和“提供下拉菜单”。

（3）在“数据有效性“工作框下方的“来源”选项中，点击右侧小数据格。弹出数据选择的工作框。

（4）用鼠标左键选择之前输入好的年级序列后，点击工作框右侧小数据格，再点击确定。

（5）这样在A列（班级）中，点击任意一单元格，利用右下角弹出的小三角直接选择相应的年级就可以完成对班级的快速选择。利用类似的方法，也可完成对性别选项的快速选择，如图三所示：

图三

第三项：利用“有效性条件“下的“文本长度”选项完成对学号的验证。

（1）调出“数据有效性“工作框，在“允许”下的列表中，选择“文本长度”选项，并在右方勾选“忽略空值“。

（2）在“数据有效性“工作框下方的“数据”选项中，选择“等于”；在下方的“数值”选项中，输入学号的长度8，点击确定，这样我们便对D列（学号）的长度进行了设定。

（3）在输入D列学号信息时，当输入值长度不符时，系统会弹出让错误的提示，让我们重新输入。如图四所示

图四

注：对于学号中首位数字是0的，需要在英文输入模式下，先输入单引号。搜狗输入法下，按下“Shift”键可切换中英文输入模式。也可直接点击搜狗输入法表中中的中英文字符，如图五所示：

图五

第四项：利用“有效性条件“下的“小数”选项完成对分数的验证。

（1）调出“数据有效性“工作框，在“允许”下的列表中，选择“小数”选项，并在右方勾选“忽略空值“。

（2）在“数据有效性“工作框下方的“数据”选项中，选择“介于”；在下方的“最小值”选项中，输入0，“最小值”选项中，输入100，点击确定，这样我们便对E列（分数）的长度进行了设定。

（3）在输入E列分数信息时，当输入值不符时，系统会弹出让错误的提示，让我们重新输入，如图六所示：

图六

第五项：简单公式对两单元格内容进行合并。如何将B列（学生姓名）和E列（分数）合并到F列中？

（1）在F2中，输入“=B2&E2”,按下回车键（Enter）,

（2）将鼠标挪到F2单元格右下角，到出现黑色小十字架时，双击鼠标左键，就可以完成对F列的全部填充。也可当出现黑色小十字架时，按下鼠标左键，下拉完成填充，如图七所示：

图七

第六项：那么当原设定好的数据区域，不需要数据有效性验证时，该如何取消呢？

操作与上面类似，只需在“数据有效性“工作框，”允许”下的列表中，选择“任意值”选项，点击确定就可以。

备注：对于“数据有效性“工作框，下的列表中自定义选项，我们会在以后的时间里专门讲解。

谢谢大家，如果喜欢可以加关注或者文章下方留言，对于各位看官的建议或者问题，小编一定会及时回复。

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