怎么给工作邮箱发邮件(你真的会用附件功能吗)

前几日和大家分享过一片邮件工作汇报的写作注意点(如何正确的使用邮件快捷高效的工作汇报)。今天继续和大家分享些工作邮件相关的那些事。

日常工作,用邮件是再正常不过的事情了。邮件上带一个附件也是常有的事情。很多职场人士往往是写完了邮件正文就万事大吉,附件只是随手一拖,随手上传。但是,对于需要用到附件功能的邮件来说,往往附件才是发送这封邮件的重要原因。对于附件功能来说,有哪些地方需要注意呢?这里整理了这么几点与大家分享:

怎么给工作邮箱发邮件(你真的会用附件功能吗)(1)

1.一定要记得上传附件

有些人说,这种低级错误自己是不会犯的。但是实际上,我在与客户沟通中就遇见过很多这样的邮件。有写完正文直接随手就发送,忘记上传附件的;也有上传的附件不是文件,仅仅是一个桌面的快捷方式图标的。这种邮件会显得特别不专业不说,也非常的耽误沟通和工作的进度。

2.正文带有附件说明

附件一般在邮件最末,很容易被人忽略。尤其是有一份较长的正文的时候,附件是非常容易被忽略的。写附件说明的目的,就是为了提醒接收者查看附件。因此在邮件正文中一定要对附件的内容进行必要的说明。如果有多个附件,就更需要一一对应说明了。甚至部分需要特定软件打开的文件,就更加需要说明了。

怎么给工作邮箱发邮件(你真的会用附件功能吗)(2)

3.对附件文件编号及重命名

在工作中,我还经常收到过这种附件:附件文件没有编号,文件命都是一串代码。这种附件,有用是有用的,但是会增加很多不必要的沟通成本。尤其是多个附件的,其中的一个文档或者一张图片,看不出是什么内容只能打开或者询问相关人员。因此为了方便别人也为了减少自己与他人的沟通时间,附件文件最好根据实际内容进行改名和编号。

关于工作邮件的使用技巧,你还有什么妙招呢?不妨留言交流,一起进步,成为职场精英。

怎么给工作邮箱发邮件(你真的会用附件功能吗)(3)

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